Être manager au XXIe siècle n'a rien d'un jeu d'enfant. La culture de travail exige désormais des managers qu'ils dirigent leurs équipes en endossant plusieurs rôles à la fois : motivateur, mentor et leader. Et l'un des aspects les plus importants de ces rôles est la capacité et la volonté de donner un feedback constructif aux employés.
Le feedback fait partie intégrante d'une culture de travail efficace. Donner fréquemment un feedback positif influence non seulement le moral des employés, mais leur sert aussi de guide. Cela établit également les normes de performance attendues des équipes.
Cependant, donner un feedback constructif n'est pas une mince affaire. Une ligne ténue sépare le feedback de la critique, et c'est là que la plupart des managers échouent.
Le ton du feedback et les mots que vous employez peuvent parfois donner l'impression d'une critique, ce qui nuit à la relation professionnelle. Par ailleurs, la majorité des retours sont recueillis au moyen de sondages, comme les sondages éclair ou les sondages à une question ; encore faut-il que les questions soient vraiment pertinentes.
C'est pourquoi, pour vous aider à offrir le meilleur feedback constructif à vos employés, je vous présente quelques exemples accompagnés de leurs scénarios.
Mais avant de commencer, voici quelques points essentiels à garder à l'esprit lorsque vous transmettez un feedback constructif à vos employés.
Étapes à suivre pour formuler un feedback constructif
1. Énoncez votre observation
Un feedback repose entièrement sur vos observations en tant que professionnel. Décrypter ces observations à l'aune de vos compétences managériales vous permettra de donner un feedback précis et efficace. De plus, lorsque vous énoncez clairement vos observations au destinataire, cela renforce votre image de mentor, et donc la confiance et la camaraderie avec vos employés.
2. Ciblez les axes d'amélioration
La ligne ténue qui sépare la critique d'un feedback constructif se situe précisément ici. Le but premier d'un feedback constructif est d'aider l'autre à mesurer sa marge de progression, en l'accompagnant de quelques conseils ou d'une suggestion.
3. Gardez un ton bienveillant
Veillez toujours à conserver un ton respectueux lorsque vous transmettez un feedback constructif. Le sens de votre message est encore amplifié par la façon dont vous le formulez. Ainsi, vos employés sont plus enclins à être attentifs et à recevoir vos commentaires positivement lorsque vous les transmettez avec un ton bienveillant.
4. Comprenez leurs préoccupations
Chacun a sa propre façon de voir les choses et de résoudre les problèmes. Vos employés ne font pas exception : ils peuvent avoir une opinion différente sur la tâche qui leur est confiée. Vous devriez donc toujours laisser un espace, au sein de vos commentaires, pour que vos employés puissent exprimer leur point de vue.
Scénarios et exemples de feedback constructif
Scénario #1
Un employé travailleur, mais souvent en retard au bureau
Le feedback :
« Bonjour (nom de l'employé), j'ai parcouru le rapport de performance de tous les employés des derniers mois, et je dois dire que vous avez fait un excellent travail. J'ai aussi le sentiment que vous pourriez accomplir encore davantage en arrivant plus tôt, ce qui vous permettrait par ailleurs de préserver un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. »
Scénario #2
Bella manque régulièrement les échéances de son projet en raison de difficultés dans sa vie personnelle
Le feedback pourrait être le suivant :
« En suivant les progrès de chacun, j'ai constaté que vos chiffres ne suivent pas. Y a-t-il quelque chose qui vous empêche de réaliser votre travail dans les délais ?
J'ai aussi appris, auprès des membres de votre équipe, que vous consacrez beaucoup d'efforts à votre travail, et je vous en suis sincèrement reconnaissant. Cependant, nous évoluons tous dans un environnement concurrentiel où la rapidité, sur le plan personnel comme professionnel, fait la différence. Sur le plan professionnel, je vous suggère de bien suivre vos échéances : ce sera bénéfique pour vous comme pour votre équipe, afin de garder une longueur d'avance. »
Scénario #3
Travis est très performant lorsqu'il travaille seul, mais évite le travail d'équipe
Une évaluation constructive pourrait ressembler à ceci :
« Je respecte les personnes capables de résoudre seules les problèmes et d'avancer. Elles apprennent de leurs expériences, et je suppose que vous êtes ce genre de personne, Travis.
Cependant, je dois aussi souligner que tout le monde a besoin d'aide à un moment ou à un autre. Ce sera peut-être vous, ou quelqu'un d'autre, qui aura besoin d'un coup de main. C'est le moment idéal pour montrer vos capacités et aider les autres en partageant vos connaissances. Vous pourrez aussi, dans le même temps, observer la façon de travailler des autres et apprendre de nouvelles choses.
Je vous suggère donc de participer activement aux projets d'équipe et d'aider votre équipe à exceller grâce à vos compétences. »
Scénario #4
Ruby fait partie des employés très performants, mais a des difficultés à communiquer
Un feedback encourageant serait ici :
« J'ai entendu de nombreux compliments sur votre travail et je tiens à vous en remercier. J'ai cependant remarqué que vous restez silencieuse la plupart du temps, même pendant vos réunions d'équipe. Cette observation me préoccupe, et j'aimerais savoir si vous rencontrez des difficultés.
Mon seul conseil : continuez à communiquer. Même si vous faites des erreurs, continuez d'essayer ; nous sommes tous là pour vous aider. »
Scénario #5
Un employé qui s'absente fréquemment sans préavis
Un feedback subtil pour réduire l'absentéisme des employés pourrait être :
« Depuis quelques jours, je constate que vous êtes rarement présent au travail. Puis-je savoir si vous rencontrez des problèmes pour lesquels je pourrais vous aider ?
Je sais que chacun de nous a d'autres responsabilités en dehors du travail, mais nous devons aussi traiter notre travail avec le même sérieux. De plus, en étant souvent absent, vous passez à côté de nombreuses informations. Je crains que cela n'affecte votre performance globale, ce que je ne souhaite pas. C'est pourquoi je voudrais vous proposer mon aide, par tous les moyens possibles, pour surmonter cette difficulté. »
Scénario #6
Max ignore souvent les consignes de ses supérieurs et commet des erreurs d'inattention dans son travail
Le feedback constructif pourrait être :
« En tant que manager, mon rôle est de veiller à ce que tout soit bien organisé sur le lieu de travail. Gérer les tâches est relativement simple, mais je dois pouvoir compter sur vous tous pour avancer dans la même direction et comprendre les préoccupations de chacun.
Je respecte le fait que chacun ait sa propre façon de faire, mais j'aimerais en même temps vous demander de ne pas négliger les commentaires utiles qui vous parviennent, surtout de la part de personnes plus expérimentées. Nous vous transmettons ces commentaires pour vous aider à poursuivre votre excellent travail. Et nous aimons aussi recevoir ceux de nos employés.
Cela dit, j'espère que vous tiendrez compte de mes propos et que vous m'aiderez à promouvoir un comportement positif au sein de notre organisation. »
Scénario #7
Un employé éprouve des difficultés depuis quelques jours avec la tâche qui lui a été confiée
Voici un exemple de feedback :
« Ces derniers jours, j'ai remarqué que vous restiez tard au bureau. Pourriez-vous me dire sur quoi vous travaillez ?
En tant que manager, j'aime vous voir travailler dur pour atteindre vos objectifs. Mais je tiens aussi à veiller à ce que vous préserviez un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. C'est pourquoi je vous invite à me faire part de quelques pistes qui, je le crois, pourraient vous aider. »
Scénario #8
En tant que manager, vous devez donner un feedback sur la performance de votre employé
Le feedback pourrait être :
« Je suis heureux que nous ayons enfin pu faire le point et, comme vous le savez déjà, je souhaitais vous parler de votre performance. Au cours de notre échange, je pourrai souligner les aspects positifs comme les points à améliorer. Je veux que vous reteniez vos qualités, que vous tiriez les leçons des remarques et que vous progressiez sur les points concernés.
(Donnez ensuite votre avis sincère sur sa performance.)
La principale raison pour laquelle je vous donne ce feedback constructif, c'est que je veux que mes employés gagnent en confiance. Dans le même esprit, je souhaite renforcer l'engagement des employés au sein de notre organisation. »
Conclusion
Voici donc quelques scénarios accompagnés de leurs exemples de feedback constructif. Donner un feedback régulièrement est un aspect essentiel du rôle de manager, qu'il ne faut jamais négliger.
Et si vous avez d'autres idées ou suggestions d'exemples de feedback constructif, nous serions ravis de les lire dans les commentaires ci-dessous.
