En 2020, au plus fort de la pandémie de COVID-19, le ralentissement économique et la hausse du chômage ont entraîné des licenciements massifs. Or, un licenciement est déjà difficile à vivre pour les employés en temps normal ; en période de crise, il devient encore plus stressant et déstabilisant. Dès que la question des licenciements s'est posée, celle d'une indemnité de départ équitable a suivi.
Les entreprises sont libres ou non de verser une indemnité de départ à leurs employés. Mais proposer une telle indemnité s'accompagne de considérations et de règles à respecter.
Si votre entreprise n'a pas encore de politique d'indemnités de licenciement, poursuivez votre lecture : nous allons voir comment en élaborer une à partir de zéro.
Mais avant tout, voyons précisément de quoi il s'agit.
Qu'est-ce qu'une indemnité de licenciement ?
L'indemnité de départ est une somme forfaitaire versée aux employés licenciés de manière involontaire, par exemple lorsqu'une organisation se sépare d'un grand nombre d'employés en raison de difficultés économiques ou d'une réduction des effectifs.
Pour les employés à temps plein, elle correspond généralement au nombre d'années passées dans l'entreprise, multiplié par une à deux semaines de salaire. Elle peut être portée jusqu'à quatre semaines de salaire à la demande de l'employé, selon sa situation et sa relation avec l'employeur.
Une indemnité de départ peut comprendre une somme d'argent, le maintien des prestations d'assurance, des congés payés ou jours de maladie non utilisés, des options d'achat d'actions, une aide aux régimes de retraite et à la recherche d'un nouvel emploi, etc.
Selon le Fair Labor Standards Act (FLSA), il n'est pas obligatoire de verser une indemnité de licenciement aux employés qui quittent l'entreprise. Mais, en général, les employeurs la proposent comme un geste de bonne volonté et un avantage concurrentiel.
Cependant, tous les employés n'y ont pas droit au moment de leur départ. Elle est généralement réservée aux employés de longue date, en reconnaissance de leurs années de service et de leur contribution à l'entreprise. Dans certains cas, les entreprises choisissent d'en verser une aux employés licenciés pour un motif précis ou qui partent volontairement.
De même, les entreprises ne sont pas légalement tenues de verser une indemnité de licenciement si elles donnent un préavis d'au moins 60 jours. À défaut, l'organisation doit verser une indemnité ou maintenir le salaire pendant 60 jours aux employés licenciés.
« Vous voulez vous placer dans la meilleure position possible pour avoir la certitude de ce que vous devez à un employé. » – Jodi Gallagher Healy
5 étapes pour élaborer un plan d'indemnités de licenciement réussi
1. Connaissez vos responsabilités
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Connaître l'ensemble des obligations réglementaires est de la plus haute importance avant de commencer à planifier votre politique d'indemnités de départ. Vous devez tenir compte des lois fédérales et locales lorsque vous élaborez une politique d'indemnité de départ.
Chaque loi locale peut prévoir des règles différentes lorsqu'un employé est licencié involontairement. Elles varient aussi selon les types d'employés. Par exemple, dans certains États, l'indemnité de départ peut être obligatoire pour tous les employés de l'enseignement ou du secteur public.
De nombreux cas ont également vu des employés poursuivre leur employeur en affirmant avoir été licenciés à tort. Ils peuvent intenter une action en justice pour discrimination, atteinte à l'égalité des chances en matière d'emploi et autres réclamations similaires.
Familiarisez-vous avec l'ensemble des lois du travail relevant des différents organismes juridiques tels que l'ERISA, l'ADEA ou le WARN Act.
Consultez un avocat si nécessaire. Veillez à respecter toutes les lois régissant la politique de l'emploi de votre région si vous ne voulez pas qu'un employé intente une action en justice contre vous.
2. Analysez l'éligibilité et la couverture
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Tous les employés n'ont pas droit à une indemnité de départ en cas de licenciement. Cela dépend des lois locales et de leurs années de service dans l'organisation. Les employeurs choisissent souvent d'offrir une indemnité de départ à leurs employés de longue date, en particulier aux cadres intermédiaires et supérieurs. C'est une façon de les remercier pour leurs années de service et leur contribution.
L'indemnité de départ ne doit pas nécessairement être identique pour tous les employés licenciés. Elle dépend de l'ancienneté, de la situation familiale, du contrat de travail et de la solidité financière de l'entreprise. Supposons par exemple que certains employés soient sur le point de partir à la retraite : dans ce cas, vous devriez aussi envisager de les soutenir avec un plan de retraite.
Supposons maintenant qu'un employé soit dans l'entreprise depuis peu, disons un an ou même moins. Dans ce cas, vous pouvez choisir ou non de lui offrir une indemnité de départ. Et si vous le faites, le montant ne devrait évidemment pas être le même que celui offert à vos employés de longue date.
L'objectif est de faire preuve d'empathie et d'attention lorsqu'une personne perd son emploi.
3. Rédigez un accord d'indemnité de licenciement
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Un accord de départ est un document juridique qui énonce les conditions dans lesquelles l'employé a été licencié. On parle aussi de « contrepartie légale », destinée à protéger l'entreprise contre d'éventuelles réclamations de l'employé. Il est préférable d'en discuter avec votre avocat ou votre équipe juridique pour vous assurer d'avoir couvert tous les aspects.
Perdre son emploi est une expérience désagréable à vivre, et certaines personnes peuvent décider de se retourner contre leur employeur.
Il est donc crucial de consigner toutes les communications par écrit. L'objectif principal d'un accord de départ est d'éviter toute poursuite ultérieure des employés qui partent et de garantir une sortie sans accroc.
Voici quelques points clés à ne pas oublier dans l'accord d'indemnités de licenciement :
- Les circonstances du départ de l'employé.
- Les conditions dans lesquelles l'indemnité de licenciement sera versée.
- Le montant ou le contenu détaillé de l'indemnité de départ.
- Une clause de confidentialité protégeant les informations de l'organisation, y compris vis-à-vis des concurrents.
- L'employeur se réserve le droit de modifier ou de résilier l'accord d'indemnité à sa discrétion.
Dans la plupart des cas, les employés disposent de 21 jours pour signer l'accord. Après la signature, ils ont sept jours pour révoquer l'offre. Vous pouvez décider de le conserver ou de le modifier en fonction des politiques de votre entreprise.
4. Finalisez l'indemnité de licenciement
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Après avoir étudié tous les aspects, vous devriez maintenant avoir une idée de ce que vous devez inclure dans l'indemnité de licenciement, et en quelle quantité.
Outre l'indemnité de licenciement, voici d'autres avantages que vous pouvez proposer :
- Les prestations de santé : certains employeurs choisissent de maintenir la couverture d'assurance maladie, les prestations d'invalidité et d'autres prestations de soins de santé des employés licenciés.
- Les lettres de recommandation : ce n'est pas grand-chose, mais cela peut être d'une grande aide pour quelqu'un qui recherche un nouvel emploi.
- Les services de reclassement (outplacement) : une recherche d'emploi est un processus stressant. Pour la faciliter, vous pouvez proposer des services de reclassement : orientation professionnelle, rédaction de CV et bien d'autres. Cela renforcera l'image de votre entreprise et montrera à l'employé que vous vous souciez de lui.
- Les options de retraite : vous pouvez choisir d'accompagner les employés dans leurs plans de retraite et leurs options d'achat d'actions.
Par ailleurs, certains employeurs laissent leurs employés conserver leur matériel, comme leur ordinateur portable ou leur imprimante, en guise d'avantage supplémentaire.
Attendez-vous aussi à une négociation avec votre employé. Préparez-vous, justifiez votre offre et gardez une marge sur les points négociables.
5. Informez l'employé
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Une fois que tout est prêt, choisissez le bon moment pour organiser une réunion avec le ou les employés concernés. Il est préférable d'aborder ces questions juridiques en personne. Toutefois, compte tenu du contexte de télétravail, vous n'aurez parfois pas d'autre choix que de le faire à distance.
Soyez prêt à répondre à toutes les questions qui surgissent. Assurez-vous que votre communication est claire et précise et que vos employés comprennent tous les termes de l'accord. Proposez votre aide pour les informer sur les allocations chômage et les démarches associées.
En résumé
Bien qu'il ne soit pas obligatoire d'offrir une indemnité de départ aux employés, laisser partir quelqu'un reste toujours douloureux et difficile pour les deux parties.
Résumons les deux principales raisons pour lesquelles préparer un plan d'indemnité de départ à l'avance est une décision avisée. Premièrement, cela vous aidera à préserver une bonne image et à ne laisser aucune trace d'amertume chez les employés. Et surtout, vous aurez la tranquillité d'esprit de ne pas recevoir d'avis juridique surprise de la part de l'un d'entre eux.
